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Tenuta contabilità per aziende

Quantika Consulenze offre un servizio completo di tenuta e gestione della contabilità destinato alle aziende. Oltre a registrare tutti i documenti, per un’attività è fondamentale organizzare correttamente il flusso contabile e monitorare costantemente le attività previste.

I nostri servizi
01

Gestione della contabilità

Registrazione, organizzazione e controllo dei documenti contabili necessari alla corretta gestione aziendale.

 02

Esternalizzazione contabile

Supporto per aziende che desiderano affidare la contabilità a professionisti esterni e avere un riferimento stabile.

 03

Assistenza amministrativa

Affiancamento alle realtà che hanno già un’amministrazione interna, ma necessitano di ulteriore supporto professionale.

 04

Controllo periodico

Verifica costante della contabilità per individuare anomalie, rispettare le scadenze e ridurre il rischio di sanzioni.
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Tenuta contabilità per aziende Quantika Consulenze

Il servizio di gestione contabilità è rivolto sia alle aziende che desiderano esternalizzare la contabilità, sia alle realtà che già hanno una propria amministrazione interna, ma hanno bisogno di ulteriore assistenza professionale.

La contabilità non va gestita solo in prossimità delle scadenze, ma attraverso attività periodiche per tenere sempre tutto in ordine. Il rischio è di trovare anomalie solo all’ultimo momento, quando il margine di tempo per intervenire è più stretto e si rischia di andare incontro a more, multe o sanzioni.

I vantaggi sono molteplici per le aziende che, oltre a poter contare su una corretta tenuta contabile, hanno a disposizione sempre dati aziendali ordinati e subito utilizzabili.

Cosa comprende il servizio di tenuta contabilità per aziende?

I servizi offerti da Quantika Consulenze comprendono tutte le attività necessarie per mantenere la contabilità aziendale ordinata, aggiornata e correttamente gestita nel tempo.

Il servizio viene costruito in base alla struttura dell’azienda: può essere utile sia per chi vuole esternalizzare completamente la contabilità, sia per chi ha già un’amministrazione interna ma necessita di un supporto professionale continuativo.

  • Registrazione dei documenti contabili, con organizzazione delle operazioni e corretta gestione dei movimenti aziendali.
  • Tenuta e aggiornamento della contabilità, attraverso attività periodiche e controlli costanti durante l’anno.
  • Assistenza alle aziende con amministrazione interna, per affiancare il personale già presente e fornire ulteriore supporto professionale.
  • Monitoraggio di scadenze, anomalie e dati aziendali, per ridurre il rischio di errori, ritardi, more, multe o sanzioni.

L’obiettivo è offrire una gestione contabile ordinata, continuativa e realmente utile all’impresa, così da avere dati aziendali sempre disponibili e utilizzabili per prendere decisioni più consapevoli.

01

Impostazione e organizzazione della contabilità

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Impostazione e organizzazione della contabilità aziendale con registro contabile

Prima di iniziare la registrazione è opportuno capire com’è organizzata l’azienda e verificare la forma giuridica, il regime contabile e le caratteristiche dell’attività.

In seguito bisogna definire o verificare l’organizzazione del piano dei conti, capire da quali fonti arrivano i documenti e stabilire in che modo devono essere trasmessi allo studio. Infine, è necessario definire le frequenze e le responsabilità e individuare eventuali criticità nella documentazione iniziale.

02

Registrazioni contabili

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Registriamo con precisione ogni flusso economico e finanziario aziendale:

  • flussi operativi: fatture attive e passive, incassi, pagamenti e movimenti di prima nota;
  • controllo bancario: tracciamento dei movimenti bancari;
  • competenza e pertinenza: imputazione corretta di ogni operazione in base al regime contabile e alla specifica attività aziendale.
03

Controlli e riconciliazioni

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Controlli e riconciliazioni contabili aziendali

Dopo aver registrato i documenti, sono necessarie altre operazioni come la verifica della coerenza tra documenti e registrazioni, il controllo dei saldi e la riconciliazione tra contabilità e movimenti bancari. In caso di dubbi o di problematiche emerse durante i controlli, procediamo alla richiesta di chiarimenti o di documentazione integrativa alla società.

04

Adempimenti e scadenze periodiche

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Adempimenti e scadenze periodiche per la contabilità aziendale

Molte scadenze derivano dai dati presenti nella contabilità, quindi è fondamentale collegare la tenuta contabile con una corretta gestione degli adempimenti, come eventuali liquidazioni IVA, registri, comunicazioni e dichiarativi. Ricevere il materiale con puntualità permette a Quantika di trasformare i dati in adempimenti corretti, proteggendo l’azienda da sanzioni, errori e ritardi.

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Come funziona la gestione della contabilità con Quantika Consulenze?

Per un servizio di contabilità per aziende corretto e professionale, Quantika segue un suo metodo proprietario che si basa su 4 step strutturati.

01

Raccolta e organizzazione dei documenti

Quantika spiega all’azienda quali informazioni vengono chieste inizialmente e comunica chiaramente quali documenti devono essere resi subito disponibili, come trasmetterli, qual è la frequenza di invio e gli eventuali strumenti digitalizzati utilizzati.

02

Registrazione e controllo dei dati

Dopo aver ricevuto la documentazione, Quantika segue un processo lineare che prevede la classificazione delle operazioni, la registrazione, il controllo della completezza dei dati, eventuali riconciliazioni e individuazione di elementi incoerenti.

03

Chiusura periodiche e adempimenti

Grazie al nostro metodo, la situazione contabile viene periodicamente verificata e consolidata e si procede a un controllo delle operazioni del periodo, per poi procedere agli adempimenti previsti, con la relativa preparazione delle informazioni utili alle successive chiusure.

04

Assistenza all’azienda

L’impresa potrebbe avere dubbi legittimi su documenti, fatture e operazioni, vorrebbe chiarire alcuni movimenti o verificare alcune situazioni prima di essere contabilizzate. Per questo motivo il nostro servizio prevede un rapporto e un confronto continuo.

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Contabilità ordinaria e semplificata: cosa cambia per l’azienda?

Le imprese possono adottare una contabilità ordinaria, che registra sia i costi/ricavi sia i movimenti finanziari e misura il patrimonio, o una semplificata, che invece registra solo i costi e i ricavi per determinare il reddito fiscale e che non traccia la cassa, i conti bancari e la situazione patrimoniale.

01

Contabilità ordinaria

La contabilità ordinaria, che richiede una maggiore articolazione delle scritture, traccia sia il profilo economico (costi e ricavi) sia quello finanziario (incassi, pagamenti, banche) dell’azienda, fornendo una visione completa del patrimonio. Questo regime è obbligatorio per tutte le società di capitali e per le imprese che superano le soglie di fatturato previste dalla legge, ma può essere scelto liberamente anche da qualsiasi altra attività che desideri un controllo di gestione più avanzato.

02

Contabilità semplificata

La contabilità semplificata è il regime naturale per ditte individuali, società di persone ed enti non commerciali che mantengono i propri ricavi entro le soglie fissate dalla legge (Art. 18 DPR 600/73). A differenza della contabilità ordinaria, elimina l’obbligo di tracciare i movimenti bancari, la cassa e la situazione patrimoniale, concentrandosi esclusivamente sui flussi di costi e ricavi.

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Quali libri e scritture contabili deve tenere un’azienda?

Di seguito le funzioni delle principali scritture, che però non sono valide per tutti.

Documento/Scrittura Funzione e obbligatorietà
Libro giornale
A cosa serve

Traccia in ordine cronologico giorno per giorno tutte le operazioni economiche e finanziarie dell’azienda.

Obbligatorietà

Obbligatorio in contabilità ordinaria, società di capitali e imprese sopra soglia, o da controlli fiscali/revisori.
Libro degli inventari
A cosa serve

Fotografa la composizione del patrimonio, attività e passività, a inizio attività e al 31/12 di ogni anno, chiudendosi con il bilancio.

Obbligatorietà

Obbligatorio per tutte le imprese commerciali e società ad ogni chiusura di esercizio.
Registri IVA
A cosa serve

Annotano le fatture emesse, ricevute e i corrispettivi per determinare il calcolo dell’IVA a debito o a credito.

Obbligatorietà

Obbligatorio per tutti i titolari di partita IVA, sia in ordinaria sia in semplificata, per le liquidazioni periodiche.
Scritture ausiliarie
A cosa serve

Forniscono il dettaglio analitico di ogni singolo conto contabile per verificare saldi, incassi e pagamenti.

Quando sono utili

Utili per il controllo di gestione quotidiano e per verificare la corrispondenza con estratti conto e partitari.
Libri societari
A cosa serve

Tracciano la vita istituzionale e le decisioni formali degli organi di governo aziendale, obbligo societario, non contabile.

Obbligatorietà

Obbligatori per società di capitali, S.r.l., S.p.A. e società cooperative in sede di controlli o adempimenti legali.
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Gestione interna oppure outsourcing della contabilità: quale soluzione scegliere?

Infografica outsourcing contabilità e gestione interna

Non necessariamente l’azienda deve esternalizzare il servizio o dotarsi di un ufficio dedicato interno, ma può optare anche per una soluzione ibrida, come una gestione condivisa.

Contabilità completamente affidata al professionista

Se l’azienda non vuole dotarsi di una struttura contabile interna, può affidarsi a Quantika e trasmettere la documentazione periodicamente. L’impresa gode di un grande vantaggio organizzativo poiché ha la sola responsabilità di fornire informazioni corrette, lasciando a Quantika la risoluzione delle questioni più complesse.

Supporto alla contabilità gestita internamente

Se l’azienda già dispone di personale amministrativo, Quantika può comunque offrire il suo contributo occupandosi della supervisione, delle verifiche, delle chiusure degli adempimenti.

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Dalla contabilità al bilancio: quali informazioni ottiene l’impresa?

Registrare i dati contabili in modo corretto permette alla società di ricostruire in modo trasparente la sua situazione economica e patrimoniale. La contabilità dunque fornisce la base dati indispensabile per strutturare il bilancio d’esercizio e verificare la solidità patrimoniale.

01

Situazioni contabili periodiche

Quantika fornisce una “fotografia” nitida della situazione dell’impresa prima della chiusura dei bilanci tramite la lettura principale dei saldi, i crediti e i debiti, i ricavi e i costi registrati, la disponibilità finanziaria e l’individuazione di anomalie.

02

Chiusura dei conti e bilancio

Il bilancio d’esercizio è il risultato di un percorso in tre fasi che trasforma i dati quotidiani in numeri ufficiali:

  • Registrazioni e controlli. Le operazioni tracciate durante l’anno vengono verificate a fine periodo per confermare la correttezza dei saldi.
  • Scritture di assestamento. A fine anno si riallineano i conti secondo il principio di competenza, inserendo ammortamenti, ratei, risconti ed eventuali rimanenze di magazzino.
  • Predisposizione del bilancio. I dati assestati vengono organizzati nel prospetto finale necessario alla redazione del bilancio d’esercizio.
03

Contabilità e controllo di gestione non sono la stessa cosa

La contabilità rileva e organizza i fatti aziendali. Il controllo di gestione invece utilizza anche dati contabili ma per finalità diverse e analizza i costi, i margini, gli scostamenti, le performance e gli obiettivi. È opportuno sapere che una contabilità corretta è una base utile per il controllo di gestione.

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Per quali aziende è pensato il servizio di tenuta contabilità

Il servizio di tenuta contabilità è riservato a una platea molto ampia di soggetti e attività, anche se le esigenze contabili possono variare significativamente in funzione della struttura dell’impresa.

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Società di capitali

Per le S.r.l. e le altre società di capitali, la contabilità richiede il massimo rigore. Queste strutture sono infatti vincolate per legge all’adozione della contabilità ordinaria e alla redazione del bilancio d’esercizio da depositare al Registro Imprese.

02

Società di persone e imprese

Per le società di persone e imprese, Quantika verifica innanzitutto il regime applicabile. Fatto ciò, controlla il volume dell’attività, l’organizzazione dei flussi e le differenze rispetto alle società di capitali.

03

Aziende con amministrazione interna

Quantika propone i suoi servizi anche alle aziende con amministrazione interna, dove la fatturazione e una parte della gestione vengono svolte appunto internamente.

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Quanto costa la tenuta della contabilità di un’azienda?

Sono molti i fattori che incidono sui costi della contabilità di un’azienda, come il numero complessivo delle registrazioni, la forma giuridica, il regime contabile, il numero di conti correnti, il numero di sedi o unità operative e altri elementi. Per intenderci il numero di fatture da solo non determina necessariamente il costo, così come due SRL con lo stesso fatturato possono richiedere quantità di lavoro molto diverse e quindi costi differenti.

Come affidare o trasferire la contabilità a Quantika

Affidare o trasferire la contabilità a Quantika è un’operazione semplice che segue un iter strutturato e preciso.

Avvio della gestione contabile

Dopo un primo confronto, Quantika analizza le caratteristiche dell’impresa come il regime contabile, l’attività svolta e il volume documentale. Esamina poi la modalità con cui è stata gestita finora la contabilità ed eventuali criticità, per poi organizzare il passaggio operativo.

CATEGORIA DOCUMENTI DA TRASMETTERE
Anagrafica e fiscale Dati societari aggiornati, ultime dichiarazioni dei redditi/IVA e visura camerale.
Contabilità e bilancio Ultima situazione contabile chiusa, bilancio dell’ultimo esercizio e registro cespiti/ammortamenti.
Flussi operativi Fatture emesse e ricevute dell’ultimo periodo, corrispettivi e partitari clienti/fornitori aperti.

Passaggio da un altro professionista

Quantika acquisisce la documentazione, verifica ciò che è stato consegnato, controlla la situazione contabile di partenza, individua gli eventuali documenti mancanti e tiene traccia delle scadenze. Terminate queste operazioni, si definisce la data effettiva di presa in carico.

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Perché affidare la contabilità aziendale a Quantika Consulenze?

Quantika offre servizi contabili per imprese completi che comprendono:

  • presenza di un commercialista o professionisti specializzati;
  • competenze contabili e fiscali;
  • eventuale presenza di revisore legale;
  • approccio integrato tra contabilità e consulenza aziendale.

Quantika inoltre vanta una lunga esperienza con aziende e società di diverse tipologie.

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Domande frequenti sulla tenuta contabilità per aziende

Il passaggio richiede in media 2-4 settimane, durante le quali Quantika acquisisce i dati storici e organizza il flusso documentale. L’operatività dell’azienda non si ferma e si continua a lavorare normalmente mentre avviene la transizione.

Quantika individua le lacune durante la fase di avvio e richiede all’azienda (o al professionista precedente) la documentazione mancante. In alcuni casi si può ricostruire la situazione partendo dagli estratti conto e dalle dichiarazioni già presentate.

Sì, ad ogni azienda viene assegnato un referente dedicato che segue la posizione contabile nel tempo, così da avere sempre un interlocutore che conosce la storia e le specificità dell’attività.

La frequenza (mensile, trimestrale o secondo altre cadenze) viene concordata in base al volume di documenti e alle esigenze dell’azienda, ed è definita già nella fase di impostazione del servizio.

Oltre alla tenuta contabile, Quantika offre un supporto integrato che comprende consulenza fiscale e societaria, così da affiancare l’azienda anche nelle decisioni, non solo negli adempimenti.

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